در سال های اخیر، با افزایش حجم پیام های تبلیغاتی و اطلاع رسانی، موضوع تفکیک خطوط پیامکی به دو گروه اصلی یعنی خطوط تبلیغاتی و خدماتی، به یکی از موضوعات مهم در حوزه ارتباطات و بازاریابی دیجیتال تبدیل شده است. بسیاری از شرکت ها، سازمان ها و حتی افراد حرفه ای که در زمینه ارتباط با مشتری فعالیت می کنند، نیاز دارند بدانند دقیقاً خطوط خدماتی چیست؟ و چه تفاوتی با خطوط تبلیغاتی دارد.

خطوط خدماتی در حقیقت همان خطوط پیامکی هستند که برای ارسال اطلاع رسانی های مهم و غیرتبلیغاتی مورد استفاده قرار می گیرند. برخلاف خطوط تبلیغاتی که ممکن است پیام های بازاریابی یا تبلیغاتی ارسال کنند و در نتیجه توسط برخی کاربران مسدود شوند، خطوط خدماتی بدون محدودیت ارسال برای همه کاربران فعال هستند؛ حتی آن هایی که دریافت پیامک تبلیغاتی را مسدود کرده اند.

خطوط خدماتی یک ابزار حیاتی برای شرکت ها، سازمان ها، استارتاپ ها و بانک ها می باشد تا آن ها بتوانند پیام های حیاتی مثل رمز پویا، اطلاعیه های مالی، پیام تأیید تراکنش یا وضعیت سفارش را بدون نگرانی از فیلتر شدن ارسال کنند. در ادامه، تمام جزئیات مربوط به ماهیت خطوط خدماتی، مراحل خدماتی سازی و مدارک مورد نیاز را به صورت کامل بررسی خواهیم کرد.

خطوط خدماتی چیست؟

پیش از هر چیز، لازم است بدانیم منظور از خطوط خدماتی چیست؟ خطوط خدماتی در واقع زیرمجموعه ای از خطوط پیامکی (اعم از ۵۰۰۰، ۳۰۰۰، ۱۰۰۰، ۹۰۰۰ و یا خطوط ثابت مثل ۰۲۱ و ۰۲۶) هستند که کارکردشان صرفاً ارسال پیام های اطلاع رسانی غیرتبلیغاتی است.

به عبارت دقیق تر، خطوط خدماتی برای ارسال پیام هایی مانند رمز دوم، کد فعال سازی، اطلاع رسانی تراکنش های بانکی، پیام های احراز هویت و یادآوری جلسات مورد استفاده قرار می گیرند. تفاوت اساسی این خطوط با خطوط تبلیغاتی در این است که خطوط خدماتی حتی به شماره هایی که در سامانه ی «عدم دریافت پیامک تبلیغاتی» (سامانه ی ۸۰۰ یا NDNC) ثبت شده اند نیز ارسال انجام می دهند.

بنابراین، سازمان هایی که نیاز به ارتباط دائمی و ضروری با کاربران خود دارند، موظف اند خطوط خود را از حالت تبلیغاتی به خدماتی تغییر دهند. این فرایند با ارائه ی مدارک و طی مراحل مشخصی انجام می شود که در ادامه به تفصیل درباره ی آن صحبت خواهیم کرد.

مراحل خدماتی سازی خطوط

فرایند خدماتی سازی خطوط معمولاً توسط اپراتور یا شرکت ارائه دهنده ی سرویس پیامک انجام می شود. اما پیش از آن، متقاضی باید مراحل مشخصی را طی کند تا ثابت شود فعالیت او صرفاً اطلاع رسانی و غیرتبلیغاتی است. نخستین مرحله، تکمیل فرم درخواست خدماتی سازی است. در این فرم، نوع فعالیت، نمونه ی پیامک ها و هدف از استفاده ی خط باید به صورت دقیق قید شود.

سپس اپراتور بررسی می کند که آیا محتوای ارسال شده در آینده جنبه ی تبلیغاتی دارد یا خیر. پس از تأیید اولیه، باید مدارک شناسایی، مجوز فعالیت و معرفی نامه های رسمی بارگذاری شوند. اگر مدارک کامل و مطابق دستورالعمل اپراتور باشند، بررسی نهایی انجام می شود و در صورت تأیید، خط از حالت تبلیغاتی خارج و به صورت خدماتی فعال می گردد.

در جدول زیر مراحل خدماتی سازی خطوط به صورت خلاصه آورده شده است:

مدارک مورد نیاز خدماتی کردن خطوط تبلیغاتی

در پاسخ به این سؤال که برای خدماتی کردن خطوط تبلیغاتی چه مدارکی لازم است، باید گفت مدارک بسته به نوع مالک (حقیقی یا حقوقی) متفاوت است. با این حال، برخی اسناد پایه برای همه مشترک است. مدارکی مانند تصویر کارت ملی، شماره ثبت شرکت (در صورت حقوقی بودن)، مجوز فعالیت، معرفی نامه رسمی، و تعهدنامه مبنی بر استفاده صرفاً خدماتی از خط الزامی هستند.

همچنین برخی اپراتورها درخواست نمونه پیامک های اطلاع رسانی دارند تا محتوای آن بررسی شود. در صورتی که خط مربوط به شرکت باشد، مهر و امضای مدیرعامل نیز الزامی است. تمامی این مدارک به صورت فایل الکترونیکی در سامانه ی اپراتور بارگذاری می شوند و پس از بررسی، نتیجه به متقاضی اطلاع داده می شود.

مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی برای خدماتی سازی خطوط ثابت 021، 026، 041، 051 و 071

افراد حقیقی نیز می توانند از خطوط ثابت برای ارسال پیامک استفاده کنند، اما برای خدماتی سازی آن ها باید مدارک معتبری ارائه دهند. نخستین گام، تکمیل فرم درخواست رسمی با مشخصات کامل صاحب خط است. سپس تصویر کارت ملی و شناسنامه ارائه می شود.

مدارک بعدی شامل قبض تلفن مربوط به خط مورد نظر، نمونه متن پیام های اطلاع رسانی و تعهدنامه ی کتبی مبنی بر عدم استفاده تبلیغاتی از خط است. در برخی موارد، اپراتور ممکن است نیاز به ارائه ی کارت پایان خدمت یا گواهی اشتغال داشته باشد تا صحت هویت فرد تأیید شود.

در مرحله ی بعد، پس از بررسی مدارک، کارشناسان اپراتور یا شرکت سرویس دهنده وضعیت خط را در سامانه به حالت خدماتی تغییر می دهند و از آن پس ارسال پیامک ها به همه ی مخاطبان مجاز خواهد بود.

مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی برای خدماتی سازی خطوط ثابت 021، 026، 041، 051 و 071

شرکت ها و سازمان ها معمولاً به خطوط ثابت خدماتی نیاز بیشتری دارند، چرا که برای اطلاع رسانی های گسترده به مشتریان یا کارکنان استفاده می شوند. برای خدماتی سازی این خطوط، مدارک رسمی و حقوقی لازم است. مدارک شامل تصویر روزنامه رسمی شرکت، اساسنامه، شناسه ملی، کد اقتصادی، مجوز فعالیت، معرفی نامه ی رسمی از طرف مدیرعامل و تصویر کارت ملی وی است.

علاوه بر این، باید فرم تعهدنامه ی خدماتی سازی به مهر شرکت رسیده و توسط مدیرعامل یا نماینده ی قانونی امضا شود. اپراتور پس از بررسی کامل مدارک و تطبیق آن ها با اطلاعات موجود در سامانه ی جامع شرکت مخابرات، خط را به صورت رسمی خدماتی اعلام می کند. از آن لحظه به بعد، شرکت می تواند پیامک های اطلاع رسانی خود را بدون محدودیت برای همه ی کاربران ارسال کند.

نکات مهم برای خدماتی نمودن خطوط ثابت 021، 026، 041، 051 و 071

فرآیند خدماتی سازی خطوط ثابت نیاز به دقت و انطباق کامل با قوانین دارد. یکی از مهم ترین نکات این است که متن پیامک ها باید کاملاً خدماتی باشند. هرگونه ارسال تبلیغاتی از طریق خط خدماتی تخلف محسوب شده و موجب لغو وضعیت خدماتی خط می شود. همچنین لازم است مالک خط دقیقاً همان شخص یا شرکت باشد که مدارک به نام او ثبت شده است.

استفاده از خطوط اجاره ای یا غیرمجاز می تواند باعث تعلیق خط شود. نکته ی دیگر، تمدید سالانه ی مجوز خدماتی سازی است. برخی اپراتورها برای اطمینان از تداوم فعالیت غیرتبلیغاتی، هر سال مدارک را مجدداً بررسی می کنند. در نهایت، لازم است شرکت ها پس از خدماتی سازی خط، مراقب باشند لینک ها و متن های تبلیغاتی در پیام هایشان قرار ندهند، زیرا سامانه ی پایش پیامک ها به صورت خودکار چنین پیام هایی را شناسایی و مسدود می کند.

پس از تکمیل مدارک، مراحل به چه شکل است؟

پس از ارسال مدارک و تأیید آن ها از سوی اپراتور، فرآیند خدماتی سازی خط آغاز می شود. این فرآیند ممکن است بین سه تا هفت روز کاری زمان ببرد. ابتدا اپراتور مدارک را از نظر هویتی و فنی بررسی می کند. سپس در صورت صحت مدارک، خط به حالت خدماتی تغییر وضعیت می دهد.

در این مرحله، تست ارسال انجام می شود تا از فعال بودن ارسال به تمام مخاطبان (حتی کسانی که دریافت پیامک تبلیغاتی را مسدود کرده اند) اطمینان حاصل گردد. در نهایت، یک گواهی خدماتی سازی به متقاضی داده می شود که نشان می دهد خط مربوطه مجاز به ارسال پیام های اطلاع رسانی است.

اگر در طول مسیر، خط به اشتباه پیام تبلیغاتی ارسال کند یا شکایت کاربر ثبت شود، اپراتور می تواند وضعیت خدماتی را لغو کند. بنابراین، دقت در ارسال محتوا و رعایت ضوابط قانونی، شرط اصلی حفظ وضعیت خدماتی است.

سخن نهایی

درک صحیح این موضوع که خطوط خدماتی چیست؟ و چگونه باید فرآیند خدماتی سازی آن ها را انجام داد، برای هر کسب وکار یا سازمانی که با مشتریان در ارتباط است ضروری است. خطوط خدماتی به شما امکان می دهند ارتباط مطمئن و دائمی با کاربران خود برقرار کنید و پیام های مهم را بدون ترس از فیلتر شدن ارسال نمایید.

اگرچه روند خدماتی سازی نیازمند مدارک و طی مراحل مشخصی است، اما مزایای آن ارزش این فرآیند را دارد. با استفاده از خطوط خدماتی می توانید نرخ ارسال موفق پیامک ها را افزایش دهید، رضایت مشتریان را جلب کنید و ارتباط سازمانی خود را به شکل حرفه ای تری مدیریت نمایید.

سوالات متداول

۱. آیا همه می توانند خط خود را خدماتی کنند؟
بله، هم اشخاص حقیقی و هم حقوقی می توانند درخواست خدماتی سازی ارائه دهند، اما باید ثابت کنند که استفاده ی آن ها صرفاً اطلاع رسانی است.

۲. آیا خطوط خدماتی هزینه ی بیشتری نسبت به خطوط تبلیغاتی دارند؟
خیر، هزینه ی ارسال پیامک تفاوتی ندارد. تنها تفاوت در سطح دسترسی و نوع ارسال است.

۳. در صورت ارسال پیام تبلیغاتی از خط خدماتی چه اتفاقی می افتد؟
اپراتور بلافاصله خط را از حالت خدماتی خارج کرده و در برخی موارد، مجوز استفاده از خط لغو می شود.

۴. چقدر زمان می برد تا خط خدماتی شود؟
معمولاً بین ۳ تا ۷ روز کاری، بسته به نوع اپراتور و صحت مدارک.